01.04.2019 - 31.12.2019 TARİHLERİ ARASINDA YAPILAN FAALİYETLER

A. GENEL YÖNETİM FAALİYETLERİ		:

1.	Her yıl olduğu gibi bu sene de geleneksel “YAZA VEDA” etkinliği düzenlenmiştir.
2.	Güncel Aidat, Isınma ve Demirbaş borçlarının toplanması için düzenli ve sürekli bir takip mekanizması kurulmuş ve bu alanda önemli ölçüde gelişme sağlanmıştır.
3.	01.04.2019 Tarihinden 31.12.2019 Tarihine kadar geçen süre zarfında, Sitemizde bulunan 171 Dairenin 7 Tanesi satılarak el değiştirmiştir. 2 Ev Sahibi ve 2 Kiracı Sitemizden ayrılmış, 4 yeni Kiracı ise Sitemize giriş yapmıştır. Bu hareketlere paralel olarak gerçekleşen tüm taşınma süreçlerinin problemsiz (hasarsız) olarak gerçekleşmesi konusunda Site Yönetimi olarak gerekli gözetim ve kontrol gerçekleştirilmiş ve takiben Site Yönetiminde bulunması gereken tüm kayıtlar güncellenmiştir.
4.	Site Yönetimi olarak; mevcutta kullandığımız 2 ayrı “WEB SİTESİ” uygulaması aynı özelliği taşıdığından dolayı, maliyet açısından güncel 1 “WEB SİTESİ” olarak devam edilmesi kararı alınmıştır. (https://www.lotuscayyoluyonetim.com/)
5.	Site Yönetimi tarafından, dönem içerisinde yapılan çalışmaları bilgilendirmek ve Kat Maliklerinin de katılımı ile fikir alış verişinde bulunmak amaçlı olarak 06 Ekim 2019 Tarihinde Yönetim Katında bulunan Sosyal Tesiste, “Bilgilendirme ve İstişare” toplantısı düzenlenmiştir. 
B. İDARİ FAALİYETLER			:

6.	İş Sağlığı Güvenliği alanında “ANKARA MERKEZ SAĞLIK HİZMETLERİ” Firması ile mevcut sözleşme üzerinden devam edilmiştir. İSGB Firmasının yapmış olduğu denetim neticesinde, Yönetime bildirilen eksikliklerin giderilmesi için gerekli işlemler gerçekleştirilmiş, çalışan personellerimize yönelik sağlık kontrolleri yapılmış ve İSGB eğitimleri gerçekleştirilmiştir. 
7.	Çalışan personellerimiz için Periyodik olarak Haftalık ve Aylık olarak yapılması gereken Rutin İşlerin Planı oluşturularak Site Personeline bildirilmiş ve ayrıca Site Sakinlerimize de duyuru yolu ile panolara asılmış ve “WEB SİTESİ”nde ilan edilmiştir.
8.	Site Sakinlerimize, Site Yönetimi olarak yapmış olduğumuz çalışmalar ile ilgili duyurular olabildiğince sık aralıklar ile dağıtılmak sureti ile güncel bilgi akışı sağlanmıştır. (Bilgilendirme ve İstişare Toplantısı Duyurusu, Genel Bilgilendirme Duyurusu, Mesken Gürültü Duyurusu, Yaza Veda Etkinliği Duyurusu vb.)
9.	Nisan 2019 Tarihinde gerçekleştirilen Olağan Genel Kurulda alınan karar gereği, Site Olağan Genel Kurulu bundan sonra Ocak Ayı içerisinde yapılması kararlaştırılmış ve buna istinaden;
16 Aralık 2019 Tarihinde sona eren güvenlik hizmetleri için KOLART GÜVENLİK HİZMETLERİ ile 1 (Bir) ay (16/01/2020 Tarihine kadar) olmak üzere sözleşme uzatılmış ve 16/01/2020 Tarihinden itibaren KOLART GÜVENLİK HİZMETLERİ ile 1 (Bir) yıl geçerli olacak şekilde sözleşme yenilenmiştir.
10.	Şahıs adına kayıtlı, Site Yönetiminde kullanmakta olduğumuz TURKCELL SUPERONLINE internet hizmeti abonelik değişikliği yapılarak, Site Yönetimi adına çevrilmiş ve 2 yıl ücretsiz olacak şekilde sözleşme yapılmıştır. 24/07/2021 Tarihinde Firma ile ücret konusunda görüşülecektir.
11.	“ŞEFFAF YÖNETİM” Programı üzerinden yıllık 20.000 Toplu SMS gönderimi için (Bir Önceki sene ödenen ücretle aynı kalmak sureti ile) yeni bir Sözleşme yapılmıştır. 
Ayrıca Firmadan 2.000 SMS hediye olarak alınmıştır.  
12.	10/12/2019 Tarihinde süresi biten Site Aidatlarının takibini yaptığımız “ŞEFFAF YÖNETİM” Programı Sözleşmesi yenilenmiştir.
13.	Çalışan personelimizin takibini yaptığımız “TABİM NET BORDRO” Programının Sözleşme süresi Şubat 2020 Tarihinde bitecek olup, mevcut Firma ile yenilenmesi konusunda teklif alınacaktır.
14.	Site Avukatımız Nilay Ergün ile olan Sözleşmemiz güncel şartlara göre revize edilerek uzatılmıştır.
15.	Site Muhasebecimiz Can Sönmezocak ile olan Sözleşmemiz güncel şartlara göre revize edilerek uzatılmıştır.
16.	Sosyal Sorumluluk Projelerimiz devam etmektedir. (Omurilik Felçlileri Derneğine Kapak Toplama, Yardıma muhtaç kişilere Elbise Toplama, Atık Pil Toplama vb.)

C. BAKIM – ONARIM FAALİYETLERİ VE SÖZLEŞMELERİ:
17.	Sitemizde bulunan BUDERUS marka kazanın bakım ve onarımı için alınan teklifler doğrultusunda, BOSCH BUDERUS Firması ile 1 (Bir) yıllık Kazan Bakım ve Onarım Sözleşmesi yenilenmiştir.
18.	Schindler Asansör Firması ile devam eden aylık bakım bedeli yüksek fiyat teklifi verdiğinden dolayı, teknik yeterliliğe sahip olan alternatif firmalar belirlenerek teklifler alındığı ve pazarlıkla en uygun teklifi veren THYSSENKRUPP Asansör Firması ile 01/04/2019 Tarihinden itibaren 3 (Üç) yıl süre ile geçerli ve her bir yıl için TÜFE+ÜFE/2 oranında artış yapılacak şekilde yeni bir sözleşme yapılmıştır.
19.	Sitemizdeki mevcut Yangın Tüplerinin dolum, bakım ve onarımı için “ÜNİVERSAL GRUP YANGIN GÜVENLİĞİ SİSTEMLERİ” Firması ile Sözleşmemiz 21/01/2021 Tarihine kadar devam etmekte olup, kontrolleri Firma tarafından sağlanmıştır. Firmadan Sözleşme bitiş tarihinde tekrar teklif alınacaktır.
20.	“TEK-SAN JENERATÖR” Firması ile Bakım ve Onarım Sözleşmemiz 09/12/2020 Tarihine kadar devam etmekte olup, ilgili tarihte tekrar teklif alınacaktır.
21.	Yangın Alarm detektörlerinin bakım ve onarım sözleşme süresi biten “ASİSTA” Firması ile (Bir Önceki sene ödenen ücretle aynı kalmak sureti ile) 1 (Bir) Yıllık Sözleşme yapılmıştır.
22.	Sitemiz Isı Sayaçları Gider Bildirimi yapan “KODSAN TERMOSAR” Firması ile 15/08/2024 Tarihine kadar Sözleşmemiz devam etmektedir. Firmadan Sözleşme bitiş tarihinde tekrar teklif alınacaktır.
Ayrıca;
T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’nın 06/07/2018 Tarih ve 30470 Resmi Gazete Sayılı Isı Sayacı Yönetmeliği “ISI SAYAÇLARININ 5 YILDA 1 PERİYODİK MUAYENELERİNİN YAPTIRILMASI” kapsamında üretim tarihi 2014 Yılı olan 107 Adet Daire Sakinimize ait Isı Sayaçları periyodik muayeneleri 2019 Yılı içerisinde yapılmıştır. Diğer Site Sakinlerimizin Isı Sayacı periyodik bakımları sayaç üretim tarihleri kontrol edilerek süresi içerisinde gerçekleştirilecektir.
23.	Site içerisinde mevcutta çalışmakta olan Mekanik Sistemlerden arızalanan Pompalar, Hidrafor Salmastra, Genleşme Tankı Mebran vb. malzemelerin tamir edilmesi sağlanmış veya tamir edilemeyecek durumda olanların yenisi alınarak montaj işlemleri yapılmış ve aktif hale getirilmiştir.

D. ÖNCEKİ GENEL KURULDA KARAR ALINAN İŞLER			:
28 Nisan 2019 Tarihinde yapılan Olağan Genel Kurul Toplantı Tutanağına istinaden;
•	Madde-8 : 
•	Sıcak Su Sistemleri ve tankların yenilenmesi, soğuksu sisteminde gerekli tetkiklerin yapılması,
•	Yazılı önergede belirtilen TV Yayın Sisteminin yenilenmesine,
Hususlarında Yönetim Kurulu Üyelerine yapılan oylama sonucunda yetki verilmiştir.

Bu bağlamda Site Yönetimi tarafından bir dizi çalışma gerçekleştirilmiştir.
	Sular ile ilgili yapılan çalışma;
•	Bazı bölgelerden Su Analiz Örnekleri alınarak İl Sağlık Müdürlüğü’nden Analiz Raporu alınmıştır.
•	Alınan Su Ölçüm Raporlarına istinaden, Mevcut 2 Adet 5.000.-Litrelik Tanklar, zamanla içerisi deforme olduğundan dolayı 1 Adedi sökülerek yerine 2.500.- Litrelik 2 Adet Paslanmaz Çelik Tank yapılmış ve 2 Adet Kuru Rotorlu Pompa alınmıştır.
•	Tankların değiştirilmesinden sonra, yine bazı bölgelerden Su Analiz Örnekleri alınarak İl Sağlık Müdürlüğünden Analiz Raporu alınmıştır.
•	Su Ölçümleme Raporların da düzelme olduğu görülmüş ve akabinde daire girişlerinde bulunan sıcak su vanaları ve nipelleri değiştirilmiştir.
•	Bu yapılan çalışmalar bittikten sonra 2 defa daha yine bazı bölgelerden Su Analiz Örnekleri alınarak İl Sağlık Müdürlüğü’nden Analiz Raporu alınmış.
•	Sonuç olarak; Yapılan çalışmalardan ve alınan raporlardan da anlaşılacağı üzere sularımız kullanıma uygun hale getirilmiştir.

Uydu Yayını ile ilgili yapılan çalışma;
Yetkili Firma toplantıya çağrılmış ve fikir alış verişinde bulunulmuştur.
 
Yapılan görüşmeler neticesinde; 
											
•	Olağan Genel Kuruldan önce verilen teklifin revize edilmesi istenmiş, yapılan             pazarlık sonucunda montaj ve bir kısım işçiliğin firma tarafından yapılması yönünde teklif imzalanmıştır.
•	Firma tarafından yapılması gereken makine montajı ve işçilik tamamlanmıştır.
•	Site Yönetimi tarafından isteyen Site Sakinlerimizin dairelerine verilecek olan hatlar için duyurular yapılarak Site Teknik Personellerimiz vasıtası ile çalışma tamamlanmıştır. 

Ebeveyn Banyo Havalıkları ile ilgili yapılan çalışma;
•	Banyo gider Havalıkları PVC boru ile yükseltilerek çatı dışarısına çıkartıldı.
•	PVC boru üstüne şapka takıldı.
•	PVC boru kenarlarına yalıtım yapıldı.

E. ÖNGÖRÜLEN İŞLER (HAZIRLIK) 			:
24.	Gerek Site Yönetimi tarafından yapılan kontroller neticesinde, gerekse Site Sakinlerimiz ile birlikte önceki gerçekleştirdiğimiz Çayyolu Lotus Evleri Olağan Genel Kurul Toplantılarında ve/veya dönem içerisinde Site Yönetimine gelen talep ve şikâyetler çerçevesinde, mevcutta kullanmış olduğumuz NADE Marka Analog Diafon Sistemlerinde Nizamiye ile yapılan görüşmelerin ve zemin girişine gelen misafirlerin görüntü kalitesinin verimli olmadığı tespit edilmiştir.
Bu bağlamda;
Sitemizde mevcutta kullanmış olduğumuz NADE Analog Diafon Sistemleri yerine, IP özellikli sesli ve görüntülü DİAFON Sistemi yapılması için birkaç Firmadan teklif alınmış ve Olağan Genel Kurul’da görüşmek için hazırlık yapılmıştır.
25.	Sitemiz içerisinde, Blok Girişleri ve Katlarda Asansör çevresinde bulunan mermerlerin düştüğü, neticesinde ciddi yaralanmaların olabileceği, mal kaybına sebebiyet verebileceği ve tehlike arz ettiği tespit edilmiştir. Asansör çevresinde bulunan mermerlerin tehlike arz etmemesi bakımından yetkili Firma veya kişiler tarafından elden geçirilmesi veya değiştirilmesi ve teklifler alınması konusunda bir sonraki Yönetim Tarafından çalışma yapılması gerekmektedir.

F. OPERASYONEL FAALİYETLER		:

26.	İSGB Tarafından tutulan rapor doğrultusunda her yıl alınması gereken Site Elektrik Tesisat Uygunluk Belgesi, 31/12/2019 Tarihinde sona erecek olup, yetkili Firma tarafından kontrol edilmesi ve gerekli Raporun alınması sağlanacaktır.
27.	Makine Mühendisleri Odası tarafından gerçekleştirilen yıllık denetim, 2020 Yılı içerisinde yapılacak olup, Yönetim İş Planına alınmıştır. 
28.	Site Araç Yol güzergâhında bulunan kırık kapanlar tedarik edilerek Site Teknik Personelleri tarafından değiştirilmiştir.
29.	Yangın Merdiveni ve Kapalı Otopark Aydınlatmalarında bulunan Kırık Camlar değiştirilmiştir.
30.	Kapalı Otopark Aydınlatmalardan içeriye giren yağmur sularını engellemek için paslanmaz sac tedarik edilerek damlalık yapılmış ve Kapalı Otopark içerisine Aydınlatmalardan giren yağmur sularının büyük bir kısmı kesilmiştir.
31.	(-1) Katta bulunan İlan Panolarının LED ışıkları değiştirilmiş ve “DUYURULAR” A4 PVC içerisine asılmıştır.
32.	Kapalı Otoparkta bulunan Yangın Borularının iki defa temizliği sağlanmıştır.
33.	Katlarda, Asansör içlerinde ve Çevre Aydınlatmalarda bulunan Kırık Aynalar değiştirilmiştir.
34.	Katlarda, Asansör içlerinde, Kapalı Otopark içerisinde ve Çevre Aydınlatmalarda bulunan Kırık Lambalar değiştirilmiştir.
35.	Spor Salonumuzda bulunan Spor Kondisyon aletlerinin periyodik bakımı ve arızalı parçaların değiştirilmesi sağlanmıştır.
36.	(-1) Katta bulunan Depo ve Elektrik Odalarının temizlenmesi sağlanmış ve personel tarafından güvenlik açısından kapıların kilitli kalması sağlanmıştır.
37.	Yangın merdivenlerinin, Bina Çatı yağmur giderleri, çim aydınlatmaların, Kapalı Otopark vb. detaylı temizlikleri aylık olarak yapılmıştır.
38.	Haftalık olarak Süs Havuzu ve Yüzme Havuzu Temizliği, Personellerimiz tarafından gerçekleştirilmiştir.
39.	Site içerisinde bulunan Çocuk Oyun Parkı, Banklar, Piknik Masaları ve Nizamiye girişinde bulunan saksıların tamirleri yapılmış ve Pinoteks ile boyanması Site Teknik Personelleri tarafından yapılmıştır.
40.	Yüzme Havuzu içerisinde yanmayan Lambalar tedarik edilerek değiştirilmiş ve havuz içerisi detaylı temizliği yapılmıştır.
41.	Sitemizde A1 Blokta ikamet edip Lojman kullanan personellerimizin dış cephe duvar yalıtımları yetkili kişi tarafından yapıldı ve Lojman iç duvarlarının boyanması için gerekli malzemeler tedarik edilerek tadilat ve boyanması sağlandı.
42.	Kazan Dairesi, Elektrik Odaları, Jeneratör, Süs Havuzu Mekanik Odalarının detaylı temizliği yaptırılmıştır.
43.	A Blok Çocuk parkı Kum Havuzunun eksik kumu tedarik edilerek tamamlanmıştır. 
44.	Nizamiye Giriş Bariyer alanı Site Sakini araç giriş ve Misafir araç giriş olarak ayrılmış, araç çıkış bariyerin otomatik açılması için yere Lop hattı döşenmiş ve yaya giriş Turnike Sistemi araç çıkış kısmına alınmıştır.
45.	Site Peyzaj alanların ilaçlanması, ağaç budama işlemleri, çim biçme, yabani otların temizlenmesi, çapalama vb. işlemleri Site Bahçıvan personellerimiz tarafından yapılmış ve tespit edilip eksik görülen alanlara ağaç tedarik edilerek dikilmesi sağlanmıştır. 
46.	Nizamiye Giriş üst kısmında bulunan paslanmış demirler Antipas tedarik edilerek Site Teknik personelleri tarafından müdahalesi yapılmıştır.
47.	Kapalı Otopark giriş kapısı kenarında bulunan kırık cam değiştirilmiş ve Lotus Amblemli Sticker tedarik edilerek yapıştırılmıştır.
48.	Nizamiye içerisinde deforme olmuş dolap kapakları yenileme işlemi yapılmıştır.
49.	Site içerisinde yazı yazılan duvarlara ve Kazan Dairesi giriş kapısına boya tedarik edilerek Site Teknik Personellerimiz tarafından boyanması sağlanmıştır.
50.	Havuz Pompaların 22:00 ile 08:30 saatleri arasında kapatılması sağlanmıştır.
51.	Site araç yolu üzerindeki metre levha ışıklandırması kaldırılmıştır.
52.	Sitemiz içerisinde Dalgıç Pompalarının bulunduğu 3 Adet Rögarların Temizliği yapılmıştır.
53.	A4 Blok Zemin Giriş Sahanlığının su yalıtımı yönünden yenilenmiş ve Daire Sakinimizin zarar gören duvarı tamir edilmiştir.
54.	A4 Blok Çatı Bacası etrafının su kaçırma sebebi ile tamirat ve tadilat işlemleri yapılmıştır.

G. PERSONEL FAALİYETLERİ		:
55.	Çalışan Personellerimize ait kişisel dosyalar elden geçirilmiş, güncel olmayan ve/veya eksik Olan Personel Sözleşmeleri, Görev Tanımları ve İzin Formları yenilenmiştir.
56.	Personellerimiz için yasal zorunluluk olan “KIDEM FONU” için önceden bankaya açılan ayrı hesaba bir miktar para ilave edilmiştir.
57.	Sitemiz Kadrosunda bulunan 1 Temizlik Personelimizin tüm hak ve alacakları verilerek çıkış işlemi sağlanmıştır. 
58.	1 Site Müdürü, 2 Bahçıvan, 2 Teknik Personel, 4 Temizlik Elemanı olmak üzere 9 Personel Sitemiz Kadrosunda görev yapmakta olup İş Planları Güncellenmiştir. 
59.	Sitemiz kadrolu personellerin yazlık ve kışlık kıyafetleri alınmış ve zimmetli olarak teslim edilmiştir.
60.	İş sağlığı ve Güvenliği nedeni ile sitemizde bulunan kadrolu personellerin koruyucu ekipmanları tedarik edilmiş ve zimmetli olarak teslim edilmiştir.
61.	Çalışan personellerimizin 2020 yılı içerisindeki maaş, yemek vb. ayarlaması Ocak Ayı içerisinde açıklanacak Asgari Ücret Tespitinden sonra güncelleme yapılacak ve özlük hakları standart hale getirilecektir.
62.	Sitemiz Kadrolu Personele ödenen 3*300.-TL=900.-TL Bayram İkramiyeleri, 3*350=1.050.-TL olarak 2019 Yılı içerisinde güncellenmiş ve ödemeleri yapılmıştır. 
H. DEMİRBAŞ ALIMI İLE İLGİLİ FAALİYETLER:
63.	Sitemizde bulunan Demirbaşlara ait Güncel Liste hazırlanmış ve dosyalanmıştır.
64.	Sitemizde kadrolu olarak bulunan Site Müdürüne 1 Adet Cep Telefonu alınmıştır. 
65.	Sitemiz peyzaj alanında kullanılmak üzere 1 adet Mazı Budama Makinesi alınmıştır.
66.	Spor Salonunda kullanılmak üzere 1 adet Suni Deri Boks Torbası alınmıştır.
67.	Nizamiyede kullanılan 3 Adet Kamera Kayıt Cihazları ve 1 Adet Araç Sticker Tanımlama Bilgisayar Kasası arızalanmış, yenileri tedarik edilerek montajı yapılmış ve faal bir şekilde kullanılmaya başlanılmıştır.
68.	Nizamiye Güvenlik Personelinin kullanımı için 1 Adet Altus Marka Mini Buzdolabı ve 1 Adet 6’lı Soyunma Dolabı alınmıştır.
69.	Süs Havuzu Klor Sistemine geçilmiş olup, 2 Adet Otomasyon Sistemi alınarak montajı sağlanmış ve faaliyete geçirilmiştir.
70.	Nizamiyede Diafon Sistem görüşmeleri için kullanılan 1 Adet Telefon Seti arızalanmış, yenisi tedarik edilerek montajı sağlanmış ve arızalı olan telefon seti tamir ettirilerek yedeğe alınmıştır.
71.	Kapalı Garaj Kapısını giriş ve çıkışı görmek için 2 Adet HD Kamera alınmış, montajı sağlanmış ve faaliyete geçiş işlemi sağlanmıştır.